Wogegen sich das vergleicht
| Fertige Plattform | Eigene Umgebung | |
|---|---|---|
| Daten liegen | beim Anbieter | in eurem Konto, auf eurem Vertrag |
| Ihr zahlt | Lizenz pro Nutzer, Module einzeln | tatsächlichen Verbrauch |
| Ein Mitarbeiter mehr | kostet extra | kostet nichts |
| Ein Ablauf mehr | neues Modul, neuer Preis | wird angebaut |
| Wenn ihr aufhört | Zugang endet | läuft weiter, ohne uns |
Was heute läuft
- Bestätigungsmail auf jede Kontaktanfrage, seit 31. Juli, ohne dass jemand hinsieht.
- Fehler-Alarm: schlägt etwas fehl, kommt binnen Sekunden eine Mail mit Ablauf, Fehler und Link zum Vorgang.
- Protokoll aus Meeting-Transkript, PDF im Hausdesign. Gebaut und geprüft. Eingeschaltet wird die Strecke, wenn Folgenabschätzung, Verträge und Einwilligungen stehen. In dieser Reihenfolge, bei euch genauso.
Was ihr anschließen könnt
| Bereich | Beispiele |
|---|---|
| Mail und Kalender | Google Workspace, Microsoft 365, Exchange |
| Dateien | Google Drive, SharePoint, OneDrive, Dropbox, Netzlaufwerk |
| Kunden und Vertrieb | HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Monday, Zoho |
| Aufgaben und Projekte | Asana, Jira, Trello, ClickUp, Notion |
| Buchhaltung und ERP | DATEV, BMD, sevDesk, lexoffice, Odoo, SAP Business One |
| Warenwirtschaft und Shop | Shopify, WooCommerce, Shopware, JTL |
| Kommunikation | Slack, Teams, WhatsApp Business |
| Support | Zendesk, Freshdesk, Jira Service Management |
| Personal und Zeit | Personio, BambooHR, Clockodo |
| Datenbanken | Postgres, MySQL, MongoDB, MS SQL Server |
| Unterschrift und Formulare | DocuSign, Adobe Sign, Typeform |
Beispiele für Systeme mit offener Schnittstelle, keine fertigen Anbindungen. Hat euer Programm eine, ist der Anschluss Arbeit von Stunden, nicht von Wochen.
Bei uns angeschlossen: eine Dateiablage und ein Mailversand.
- Angebote aus Anfragen: Eckdaten erfasst, Entwurf im Hausdesign, Freigabe durch einen Menschen.
- Rechnungen erstellen und zuordnen, mit fortlaufender Nummer.
- Posteingang sortieren: Anfrage, Reklamation oder Werbung. Vorschlag durch die KI, Entscheidung beim Menschen.
- Dokumente ablegen: Schriftstück kommt an, wird gelesen, benannt und einsortiert.
- Protokolle und Aufgaben: aus dem Gespräch ein Protokoll, aus dem Protokoll die Aufgaben.
- Wissen durchsuchbar machen: Angebote, Verträge, Handbücher. In natürlicher Sprache, mit Quellenangabe.
Jedes davon ist ein Anbau an dasselbe Fundament. Kein neues Modul, kein zweites Einführungsprojekt. Was sich lohnt, sagt euch nicht diese Liste, sondern ein Blick auf eure Abläufe.
Was es kostet
Bezahlt wird, was läuft. Die Infrastruktur (Server, Speicher, feste Adresse) kostet rund 40 Euro im Monat, bevor ein einziger Ablauf gelaufen ist. Alles Weitere sind Modellaufrufe nach Verbrauch.
Ein zusätzlicher Mitarbeiter kostet nichts extra. Es gibt keine Lizenz pro Nutzer und keine Funktionen, die einzeln freigeschaltet werden.
Wie es gebaut ist
Ein AWS-Konto in Frankfurt, ein kleiner Server, vier Container: Datenbank, Automatisierungsmotor, ein Dienst der Dokumente ins Hausdesign rendert, ein Webserver. Alles liegt als Code vor. Derselbe Code baut die Umgebung bei euch ein zweites Mal auf.
Der Server hat keinen Schlüssel für die KI. Er darf eine Rolle annehmen, die das Sprachmodell aufrufen kann; die Berechtigung kommt bei jedem Aufruf frisch von AWS und läuft nach Minuten ab. Diese Rolle kennt ausschließlich EU-Regionen. Ein Aufruf außerhalb der EU scheitert nicht an einer Absprache, sondern an der Berechtigung.
Kein SSH-Zugang, kein Schlüsselpaar, verschlüsselte Festplatte. Wartung läuft über AWS und wird bei jedem Zugriff neu geprüft.
Warum es verlässlich läuft
Ein Ablauf ist keine Anfrage an ein Modell, sondern eine Kette einzeln prüfbarer Schritte. Zwei davon sind Tore:
Ist der Text zu kurz, wird das Sprachmodell gar nicht erst gerufen. Die Datei wandert in Quarantäne.
Liefert der Layout-Dienst keinen Erfolg, dasselbe. Nichts bleibt liegen, nichts wird geraten.
Beides haben wir absichtlich scheitern lassen. Layout-Dienst im Betrieb abgeschaltet: kein Dokument, Quelldatei unberührt. Bestätigungsmail kaputtgemacht: Alarm kam in Sekunden.
Erfolgreiche Läufe werden gar nicht gespeichert, sonst lägen Transkripte im Klartext im Protokoll. Fehler werden nach 72 Stunden gelöscht.
Wo KI arbeitet — und wo nicht
Die KI schreibt Text. Sonst nichts. Dateien finden, prüfen, ablegen, verschicken: alles feste Logik. Kein Modell entscheidet, ob eine Mail rausgeht.
Fällt ein angeschlossener Dienst mitten im Lauf aus, bricht der Lauf ab. Das ist Absicht: Nichts wird halb verarbeitet, die Dateien bleiben unangetastet und kommen beim nächsten Takt erneut dran.
Wie wir das bei euch aufsetzen
Ihr legt uns eine Rolle mit benannten Rechten an. Ihr seht in eurer Konsole, was sie darf, und löscht sie dort mit einem Klick. Auf Wunsch betreuen wir die Umgebung weiter, über dieselbe Rolle, nicht über einen zweiten Zugang. Konto, Server und Abläufe stehen auf euren Namen und bleiben dort.
Wir zeigen euch die laufende Umgebung im Gespräch.
Eure Daten in eurem Konto ist eine Struktur. „Wir passen gut auf" ist ein Versprechen.